Menurut Chou, basis data adalah kumpulan organisasi yang bermanfaat yang diorganisasikan ke dalam tata cara yang khusus. Fabbri dan Schwab, mendefinisikan basis data sebagai sistem berkas terpadu yang dirancang terutama untuk meminimalkan pengulangan data. Menurut Date, basis data dapat dianggap sebagai tempat untuk sekumpulan berkas data yang terkomputerisasi yang tujuan utamanya adalah memelihara informasi dan membuat informasi tersebut tersedia saat dibutuhkan.
Semua definisi database di atas adalah benar. Lalu, kenapa database dibutuhkan? Keuntungan utama dari database adalah cepat dan efisien dalam pengambilan data. Database membantu untuk mengatur data dengan cara logical. Database management systems mampu secara cepat mengambil data yang diinginkan dan dengan cara yang diinginkan. Mengambil data dari database disebut query. Database juga memungkinkan untuk memecahkan data ke dalam bagian-bagian tertentu. Database relasional memiliki keuntungan lebih lanjut yang memungkinkan untuk menentukan bagaimana data yang berbeda berhubungan satu sama lain. Database juga memungkinkan untuk membuat peraturan yang memastikan data yang tetap konsisten ketika menambah, memperbarui, atau menghapus data. Berbagi data juga lebih mudah menggunakan database. Dapat berbagi data di antara sejumlah user pada komputer yang sama atau di antara user pada komputer yang berbeda dihubungkan melalui jaringan atau Internet. Hal ini aman karena database memiliki struktur yang jelas dan juga menegakkan aturan yang melindungi data yang ada. Juga memungkinkan lebih dari satu orang untuk mengakses database pada waktu yang sama dan mengubah data yang disimpan, sistem manajemen database menangani perubahan simultan.
Satu keuntungan yang signifikan akhir dari database adalah keamanan (security). Kebanyakan sistem database manajemen memungkinkan untuk membuat user untuk menentukan berbagai tingkat keamanan. Sebelum seseorang mengakses database, dia harus login sebagai user tertentu. Setiap user memiliki berbagai hak dan batas. Seseorang yang mengelola database memiliki kemampuan penuh untuk mengedit data, ubah struktur database, menambahkan dan menghapus, dan sebagainya. User lain hanya dapat memiliki kemampuan untuk melihat data tetapi tidak mengubahnya, atau bahkan mungkin ingin membatasi apa data yang mereka dapat melihat.
Contohnya pada kasus Peminjaman DVD. Jika seorang member (peminjam) ingin melihat daftar DVD, maka dapat mencari data dengan cepat sesuai dengan keyword yang diinginkan. Lalu jika ada member yang ingin meminjam DVD, maka kasir dapat menginput data peminjaman DVD dengan cepat dan menyimpannya. Lalu jika manajer ingin melihat atau mengubah laporan peminjaman per hari atau per bulan, maka dapat langsung melihatnya dengan mudah. Pada kasus ini terlihat bahwa setiap user mempunyai batas dalam pengolahan database. Seperti, member hanya dapat melihat daftar DVD, kasir hanya dapat menginput data peminjaman, update data DVD, delete data DVD, namun tidak dapat mengubah laporan peminjaman seperti manajer.
